Quelles sont les démarches administratives pour déménager son entreprise ?
Si vous envisagez de changer l’emplacement de votre entreprise, il convient d’en informer tous les partenaires de l’entreprise. Il vaut mieux mieux se préparer bien à l’avance pour que personne ne soit laissé pour compte. Qu’il s’agisse de preneurs, de fournisseurs, de partenaires organisationnels ou même d’employés d’une autre entreprise basée sur un site Web, vos contacts doivent savoir que vous allez déménager. Il est même important de leur communiquer la date exacte à laquelle vous prévoyez de déplacer l’entreprise. Un tel déménagement nécessite encore plus de formalités précises à respecter.
Déclarer officiellement le déménagement est primordial
Lors d’un déménagement d’entreprises, il faut anticiper au mieux pour ce changement. Commencez par la réservation d’une entreprise de déménagement qui va s’en occuper à temps et aux meilleures conditions de ce déménagement. N’oubliez pas de prévenir aussi les employés et tous vos contacts.
Du côté administratif, il faut déposer un dossier de changement de siège auprès du CFE. Dés le dossier soit déposé, la nouvelle adresse figurera sur l’extrait « K bis ». Afin de compléter votre dossier de transfert, il est nécessaire d’inclure le procès-verbal indiquant l’acceptation du transfert. Il vous sera demandé un nouvel exemplaire du statut de l’entreprise, une déclaration de modification signée par le représentant juridique de l’entreprise ou tout simplement le dirigeant. Ainsi que le justificatif d’occupation du nouveau local comme par exemple une facture d’électricité ou le bail du nouveau lieu professionnel.
Traiter les contrats en cours
Avant la date précise du déménagement entreprise, il est obligatoire de préparer la liste de toutes les conventions et prestations qui sont attachés à l’adresse avant le déménagement. Ci dessous quelques exemples de contrats concernés :
- Contrats d’assurance : tous types d’assurance telle que l’assurance du local, véhicule …
- Contrats d’énergie : eau, électricité, gaz…
- Contrats avec les prestataires de télécommunication/Informatique : la téléphonie, les lignes réservées, réseau informatique, hébergement et accès serveurs …
- Contrat de maintenance, entretien et de nettoyage : sécurité, ménage, protection incendie, gardiennage …
Le changement de votre emplacement professionnel peut être une occasion de négocier de nouveau vos contrats ou encore, vous pouvez les résilier et en souscrire après le déménagement.
Dénombrer les documents qui contiennent l’adresse
Il faut inventorier tous les papiers administratifs dont l’adresse de l’entreprise figure que ce soit les papiers en-tête, les contrats des employés, les bulletins de paie…etc. Ainsi que les documents avec lesquels vous échangez avec les clients et les fournisseurs comme par exemple, les factures, les offres de prix, les contrats de partenariat…etc. Vous devez également citer tous les outils publicitaires et de communication (panneaux, cartes de visites, brochures…)
Il va falloir donc arranger des documents contenant l’adresse du nouveau site. Ainsi, en ce qui concerne les outils électroniques, comme le système de gestion, le site web de l’entreprise…il suffit de modifier l’adresse en mettant la nouvelle.
Bien entendu, il faut bien se préparer au jour du déménagement. A cette date effective de déménagement d’entreprise, il faut s’assurer de toutes les obligations judiciaires avant de mettre les pieds dans la nouvelle adresse du siège social ou même du nouveau local. Si vous réussissez cette étape, vous allez obtenir sûrement l’extrait K bis confirmant le transfert du siège social de l’entreprise.
En vous rappelant que le dossier de transfert doit contenir les documents suivant :
- PV mentionnant la décision de changement d’adresse
- Mise à jour des statuts de l’entreprise
- Un avis de transfert doit être diffusé pour que tous vos contacts sachent ce changement
- Justificatifs du nouveau local
